Cette page intéressera particulièrement les directeurs et directrices "novices" dans la gestion administrative d'une école. Certaines "grosses fautes" peuvent avoir des conséquences financières et humaines très graves, d'autres moins. De toute façon, éviter les erreurs, c'est faire gagner du temps aux directions et au personnel de l'administration.
Les erreurs les plus courantes avec ...
...la direction déconcentrée
...l'inspection

Avec la collaboration :

de Monsieur Beugnies, responsable du bureau déconcentré de Bruxelles-Capitale (enseignement fondamental);
de Monsieur Didier Duvivier, secrétaire d'entité;
de Monsieur Luc Collette, secrétaire d'entité;
de Madame Frédéricq, inspectrice cantonale;
du Service juridico-administratif du Segec.

Préambule : je suis perdu, qui peut m'aider ?

- un directeur "actuel" ou "ancien " que l'on connaît;
- un collègue sur la liste de discussion de ce site (voir rubrique agora);
- la vérificatrice ou la direction déconcentrée;
- l'inspection;
- la rubrique "liens préférés" qui regorge d'idées pour se faire aider;
- le SEGEC pour les écoles libres catholiques.

Documents pour la direction déconcentrée : les erreurs les plus courantes.

Conseil (qui paraît évident !) donné par le bureau des traitements : bien lire les circulaires !

Au sujet de ...

... l'envoi des documents.
... des documents qui ne doivent pas parvenir au bureau des traitements.
... de l'exactitude des dates.
... des numéros de matricule.
... des DPPR.
... des "états de services".
... la précision des renseignements.

Au sujet de l'envoi des documents :
· Les directions sont tenues d'envoyer leurs "documents de fin de mois" dans le délai prévu. Ces documents sont les annexes 8/01, 8/02 et 8/03 (absences pour maladie, maternité ou accident de travail) et les absences non réglementaires. Ils doivent être rentrés au bureau des traitements pour le 10 du mois suivant IMPÉRATIVEMENT. Dans le cas contraire, les enseignants seront inévitablement payés avec un mois de retard ! Veillez donc à poster rapidement ces documents au début de chaque mois. Il arrive aussi que certains les envoient avant la fin du mois ! Ceci est également une erreur ! Sauf dans le cas où il ne reste plus de jours ouvrables dans le mois. (Exemple : fin décembre)

· Les annexes 7/A doivent être utilisées pour toute mutation (ex. : changement d'état civil, de domicile,…). Elles doivent être accompagnées de tout document officiel prouvant cette modification.

. Lors d'une reprise des fonctions et cela pour n'importe quel cas d'absences justifiées par CAD, il y a lieu d'envoyer une fond 1 accompagnée d'une 7/01 de demande d'avance signalant la fin du CAD.

Au sujet des documents qui ne doivent pas parvenir au bureau des traitements :
· Aucun document concernant les membres du personnel A.C.S. ou P.T.P. ne doit parvenir au bureau des traitements. C'est la cellule A.C.S. (ou P.T.P.) du Ministère de la Communauté française qui se charge entièrement des dossiers, même des paiements !
· Sur les annexes 8/01 et 8/02 ou 8/03 (pour les écoles en D+), il convient d'indiquer chaque absence pour maladie au mois par mois. Les congés de circonstances particulières (pour un décès par exemple) ne doivent jamais y être inscrits ! Ceux-ci sont simplement notifiés sur le CAD correspondant.

Au sujet de l'exactitude des dates :
· Il y a souvent des erreurs de dates pour les entrées en fonction et pour les fins de fonction. Petit rappel pour les débuts et fins d'années scolaires : lorsque le jour de la reprise des cours se situe les 2 ou 3 septembre (c'est-à-dire lorsque le 1er septembre survient un samedi ou un dimanche), il y a lieu d'indiquer comme date d'entrée en fonction, la date du 1er septembre : à condition que le membre du personnel soit désigné par le P.O. à la date du 1er septembre et que l'emploi soit vacant. (Ou encore non-vacant, mais dans ce cas, le titulaire doit être absent à cette date pour longue durée telle que disponibilité pour convenances personnelles, interruption de carrière,…) Dans le même ordre d'idées, si l'occupation se termine le dernier jour ouvrable de l'année scolaire et que cela tombe à une autre date que le 30 juin, il conviendra de mentionner le 30 juin comme date de fin des fonctions.

· Les annexes 8/01 et 8/02 et 8/03 (pour les écoles en D+) reprennent les absences pour maladie par mois ! Un membre du personnel absent du 20 octobre au 10 novembre par exemple doit apparaître sur 2 mois et donc 2 annexes différentes ! (pour octobre : absent du 20 au 31, et pour novembre : absent du 1er au 10)

Au sujet des n° de matricule :
· Il existe plusieurs numéros de matricule pour chaque école. Mais pour le bureau des traitements, c'est bien un matricule unique qui doit être utilisé. Celui-ci est repris sur les listings de paiement. Il diffère juste d'un numéro entre les primaires et les maternelles. Il est constitué de 11 chiffres. Voici un exemple.

· Les numéros de matricule des enseignants sont très importants pour le bureau des traitements. Ils permettent d'identifier rapidement la personne. Il arrive fréquemment qu'un enseignant qui téléphone au bureau des traitements pour avoir des renseignements ne connaisse pas son numéro de matricule. Il serait utile que les directeurs insistent auprès des enseignants pour que ceux-ci notent ce numéro à un endroit bien précis. Une recherche, parfois longue, et susceptible de causer des erreurs peut survenir si ce numéro n'est pas indiqué ou est erroné. Hormis lors du premier engagement (ou des premiers, puisque les 4 derniers chiffres n'ont pas encore été attribués par le Ministère), il est nécessaire d'indiquer le numéro de matricule entièrement et correctement. On le retrouve sur les listings de paiement face au nom de la personne concernée. Il est constitué de 11 chiffres. Voici un exemple : Monsieur Pierre Dupond né le 25 mai 1974.

Au sujet des DPPR :
· Sur les annexes 7/04 (et 7/04 bis), on oublie fréquemment d'indiquer les membres du personnel en DPPR. (S'il est vrai que ces personnes ne fonctionnent plus dans l'école et que l'emploi est libéré, il n'en demeure pas moins qu'elles continuent à être payées et donc, il faut absolument les indiquer sur ces documents en mentionnant 0 au niveau de leur horaire = colonne 6)!)
· Des erreurs de date de fin sont légions. Pour rappel, c'est le dernier jour du mois de la date de naissance. (Ex : Madame Durand est née le 10 mai 1948. La date finale figurant sur le DDPR sera le 31 mai)

Au sujet des " Etats de services " :

Les anciens états de services en format A3 ont disparu et sont maintenant remplacés par l'annexe 7/B de services antérieurs. Sur l'annexe 7/B doivent figurer : les services antérieurs, les interruptions de carrière et les congés de maladie ou d'infirmité. Conseil pour ceux qui utilisent PROECO, sélectionnez les enseignants temporaires. Sortez une 7/B pour chacun d'eux. (Elle ne contiendra que les renseignements école et les nom et prénom et matricule de chaque enseignant). Remettez celle-ci à l'enseignant et prévoyez une disquette par enseignant permettant à celui-ci de compléter au fur et à mesure son annexe. Grâce à cela, possibilité sera donnée au PO de " recopier " les renseignements sur la 7/B destinée au bureau des traitements et de la signer s'il obtient la copie des attestations provenant de la circulaire. La copie du diplôme n'est demandée que dans le cas du 1er engagement d'un temporaire n'ayant jamais presté dans l'enseignement subventionné (voir situation 1). Toutefois, pour tout autre engagement ultérieur et par mesure de précaution, chaque PO peut demander à l'agent une copie de celui-ci à placer dans les archives !

Au sujet de la précision des renseignements :
· D'une manière globale, il ne faut jamais avoir peur d'indiquer tout un tas de renseignements supplémentaires qui peuvent aider les responsables du bureau des traitements. Les feuilles manuscrites avec tableaux, organigrammes ou explications sont les bienvenues.
· On oublie souvent de donner la raison pour laquelle un emploi est devenu vacant. (Ouverture de classe, départ à la retraite, démission,…)
· Les renseignements concernant les CAD sont le plus souvent incomplets. Il faut veiller à bien définir les libellés et à être très clairs. (Pause carrière ne veut rien dire ! Il existe de nombreuses variantes… Indiquez au moins s'il s'agit d'une interruption volontaire de carrière, une dispo pour convenance personnelle ou d'une prestation réduite… Soyez très précis !)

Note : globalement, les écoles qui utilisent un programme informatique pour la gestion administrative font moins d'erreurs .

Documents pour l'inspection : les erreurs les plus courantes.

Note : le nombre de documents à envoyer à l'inspection ayant diminué, il y a peu d'erreurs.

Au sujet de la demande d'organisation de CDD (classes de découverte et de dépaysement).

Ne pas oublier d'envoyer le document en deux exemplaires. Attention, un document pour chaque année d'études ou chaque classe participante et pas un document pour toute l'école !

dernière mise à jour : 4/06/06